24.10.2018 Електронний документооберт. Чи потрібен він?
Ви напевно багато раз чули про “Електронний документообіг” (ЕДО):
- Отримували від своїх партнерів листи на тему: «Ми перейшли на ведення первинної документації в електронному вигляді»;
- Бачили таку можливість в ПО «M.E.Doc»;
- Вам розповідали про нього, коли Ви оформляли Електронно-Цифрові Підписи (ЕЦП);
- У розмові з колегами і т.д.
Так чому ж досі Ви купуєте марки і чекаєте листоноші?
Давайте розбиратися!
Почнемо з переваги ЕДО – в чому вони полягають і наскільки це відповідає дійсності.
1. ЕДО – ЦЕ ПРОСТО?
Правдиве зтвердження.
Ніяких особливих знань і здібностей Вам не буде потрібно. Ви (як користувач програми «M.E.Doc») просто відкриваєте для себе можливості МОДУЛЯ «ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ». Принцип його роботи схожий з вже добре знайомим МОДУЛЕМ «ЗВІТНІСТЬ»
–Склали (набрали, імпортували) документ (рахунок, акт, інше) – Підписали – Відправили контрагенту – Контрагент отримав документ – Підтвердив – Ви отримали квитанцію про результат – В результаті маєте підписаний Вашим контрагентом документ.
2. ЕДО – ЦЕ ШВИДКО?
Інакше бути не може!
Просто згадайте скільки зазвичай часу у Вас займає ведення «первинних документів»:
- Роздрукувати документ;
- Завірити підписом директора (іноді це зробити дуже непросто і довго);
- Завчасно подбати про наявність конвертів, марок та інше;
- Оформити кожен лист;
- Вирішити питання з відправкою (або самостійно йти на пошту, або просити кого то, або замовляти кур’єра);
- Чекати, сподіватися і вірити, що Ваша кореспонденція не загубиться в дорозі, що Ви вказали правильну адресу, що чи не переплутали вкладення в конвертах і багато іншого …
Використовуючи ЕДО всі ці «нюанси» Вас не торкнутся. Після відправки документи Ваш партнер «бачить» його у себе через кілька хвилин. І, в цьому випадку, лист не загубиться і не прийде іншому підприємству.
3. ЕДО – ЦЕ НАДІЙНО?
Правда! І вірити «на слово» не потрібно.
Як було описано вище плутанина з документами виключена – документ до отримання перебуватиме на захищеному сервері і отримати його можна тільки маючи ЕЦП акредитованого центру. Що стосується юридичної сили електронного документа – згідно закону “Про електронні документи та електронний документообіг” все просто супер.
4. ЕДО – ЦЕ ЕКОНОМНО?
Це очевидно!
Уявіть собі, що Ви повністю відмовилися від паперових документів.
Уявили?
Тепер підсумуйте зекономлені кошти:
- Перестаємо друкувати – економимо на папері, чорнилі, заправках принтерів і інших витратних матеріалів);
- Перестаємо відправляти – економимо на конвертах, марках і поштових послугах;
- Перестаємо зберігати – економимо на квадратних метрах (а, отже, на оренді, якщо орендуєте приміщення). Але, адже навіть якщо «метри» свої, а не орендовані, Ви можете знайти їм набагато більш краще застосування, ніж склад з шафами і папками.
Але найголовніша економія – це Ваш час і здоров’я!
До Вас закрадаються підозри – якщо все так чудово, то чому ще не всі перейшли на таку зручну систему обміну документами?
На це є кілька причин:
1. Звичайна боязнь чогось нового.
Всі ми люди і всі ми досить швидко звикаємо до чогось старого, перевіреного часом.
Рішення є – просто потрібно перебороти свій страх і спробувати. Одного разу почавши використовувати ЕДО Ви дуже швидко переконаєтесь в його перевагах і вже не захочете повертатися до «старої, перевіреної паперової системі».
2. Є ймовірність втрати первинної документації в електронному вигляді.
Це правда. На жаль, з різних причин (віруси, технічні проблеми, крадіжка ПК і т.п.) інформацію може втратити кожен з нас. Від цього ніхто не застрахований.
Однак і рішення цієї проблеми набагато простіше, ніж може здатися. Створення резервних копій важливої і унікальної інформації! Реалізувати це можна багатьма способами, від найпростіших до найскладніших, що потребують професійного підходу.
Ми сподіваємося, що ця стаття підштовхне Вас до того, щоб зробити крок і приєднаєтися до товариства користувачів “Електронного документообігу”.
