24.10.2018 Электронный документооборот. Нужен ли он?
Вы наверно много раз слышали про “Электронный документооборот”(ЭДО):
- Получали от своих партнеров письма на тему: «Мы перешли на ведение первичной документации в электронном виде»;
- Видели такую возможность в ПО «M.E.Doc»;
- Вам рассказывали о нем, когда Вы оформляли Электронно-Цифровые Подписи (ЭЦП);
- В разговоре с коллегами и т.д.
Так почему же до сих пор Вы покупаете марки и ждете почтальона?
Давайте разбираться!
Начнем с преимущества ЭДО – в чем они заключаются и насколько это соответствует действительности.
1. ЭДО – ЭТО ПРОСТО?
Справедливое утверждение.
Никаких особых знаний и способностей Вам не потребуется. Вы (как пользователь программы «M.E.Doc») просто открываете для себя возможности МОДУЛЯ «ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ». Принцип его работы схож с уже хорошо знакомым МОДУЛЕМ «ОТЧЕТНОСТЬ» – Составили (набрали, импортировали) документ (счет, акт, прочее) – Подписали – Отправили контрагенту – Контрагент получил документ – Подтвердил – Вы получили квитанцию о результате – В итоге имеете подписанный Вашим контрагентом документ.
2. ЭДО – ЭТО БЫСТРО?
Иначе быть не может!
Просто вспомните сколько обычно времени у Вас занимает ведение «первички»:
- Распечатать документ;
- Заверить подписью директора (иногда это сделать очень непросто и долго);
- Заблаговременно позаботиться о наличии конвертов, марок и прочее;
- Оформить каждое письмо;
- Решить вопрос с отправкой (либо самостоятельно идти на почту, либо просить кого то, либо заказывать курьера);
- Ждать, надеяться и верить, что Ваша корреспонденция не потеряется в дороге, что Вы указали правильный адрес, что не перепутали вложения в конвертах и многое другое…
Используя ЭДО все эти «нюансы» Вас не коснуться. После отправки документы Ваш партнер «видит» его у себя через несколько минут. И, в этом случае, письмо не потеряется и не придет другому предприятию
3. ЭДО – ЭТО НАДЕЖНО?
Правда! И верить «на слово» не нужно.
Как было описано выше путаница с документами исключена – документ до получения находиться на защищенном сервере и получить его можно только имея ЭЦП аккредитованного центра. Что касается юридической силы электронного документа – согласно закона “Про электронные документы и электронный документооборот” все просто супер.
4. ЭДО – ЭТО ЭКОНОМНО?
Это очевидно!
Представьте себе, что Вы полностью отказались от бумажных документов.
Представили?
Теперь суммируйте сэкономленные средства:
- Перестаем печатать – экономим на бумаге,чернилах, заправках принтеров и прочих расходных материалов);
- Перестаем отправлять – экономим на конвертах, марках и почтовых услугах;
- Перестаем хранить – экономим на квадратных метрах (а, следовательно, на аренде, если арендуете помещение). Но, ведь даже если «метры» свои, а не арендованные, Вы можете найти им гораздо более лучшее применение, чем склад со шкафами и папками.
Но самая главная экономия – это Ваше время и здоровье!
К Вам закрадываются подозрения – если все так замечательно, то почему еще не все перешли на такую удобную систему обмена документами?
На это есть несколько причин:
1. Обычная боязнь чего-то нового.
Все мы люди и все мы довольно быстро привыкаем к чему-то старому, проверенному временем.
Решение есть – просто нужно перебороть свой страх и попробовать. Однажды начав использовать ЭДО Вы очень быстро убедитесь в его преимуществах и уже не захотите возвращаться к «старой, проверенной бумажной системе».
2. Есть вероятность потери первичной документации в электронном виде.
Это правда. К сожалению, по различным причинам (вирусы, технические проблемы, кража ПК и т.п.) информацию может потерять каждый из нас. От этого никто не застрахован.
Однако и решение этой проблемы намного проще, чем может показаться. Резервное копирование важной и уникальной информации! Реализовать это можно многими способами, от самых простых до сложнейших, требующих профессионального подхода.
Мы надеемся, что эта статья подтолкнет Вас к тому, чтобы сделать шаг и присоединится к сообществу пользователей “Электронного документооборота”.
